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  • Photo du rédacteurLorenzo Colombani

Qu'est-ce que l'organisation par fréquence d'utilisation (en 2 min ou moins)

Lorsqu'il s'agit de s'organiser, la plupart des gens suivent des règles simples :


Les documents comptables vont dans le dossier comptable (organisation par thème).


Les documents de NewCo vont dans le dossier NewCo (organisation par client).


Le problème, c'est que cela crée du désordre. Quel est l'intérêt d'avoir un dossier comptable de 2015 à côté de la facture de la semaine dernière ? Ou disons que vous travaillez sur un projet pour votre client, NewCo. Avez-vous vraiment besoin d'avoir tout le dossier client à portée de main ?


Non. Ce dont vous avez besoin à portée de main, c'est ce que vous allez utiliser, et uniquement cela. Disons que vous êtes au bureau (à la maison). Pourquoi ce dossier OldCo est-il encore sur le côté droit de votre bureau depuis deux semaines ? Pourquoi occupe-t-il un espace précieux ? Allez-vous même l'utiliser dans le mois à venir ? La réponse rapide est non.


L'organisation basée sur la fréquence consiste à placer les choses dont vous avez fréquemment besoin à proximité. Moins vous en avez besoin, plus elles devraient être éloignées et moins accessibles. Si vous travaillez sur la révision du budget de ce trimestre, alors par tous les moyens, gardez-le dans le tiroir le plus proche, sortez-le pour y travailler et remettez-le en place une fois terminé. Mais si vous ne travaillez pas sur ce projet qui ne survient qu'une fois par an, peu importe s'il représente 50 % de vos revenus - rangez-le et mettez en place un rappel pour son échéance.


Mais pourquoi diable passeriez-vous à une organisation basée sur la fréquence ? Eh bien, vous allez répondre à cela vous-même. Essayez simplement de chronométrer les heures passées par an à fouiller dans des piles de papiers inutiles pour trouver cet unique élément que vous cherchiez.


Pour information, cela vaut également pour les fichiers informatiques. Il s'avère que, pour les besoins de cet article, il est plus facile de visualiser de réelles piles de papiers. Mais ça, c'est une histoire pour une autre fois.


C'est assez simple à faire soi-même. Mais si vous n'avez pas le temps, eh bien, je suis là.




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